Verzameling van persoonsgegevens
Wij verzamelen uitsluitend de informatie die nodig is voor onze dienstverlening als professionele aanbieder van kantoorreiniging. Het gaat onder meer om:
- Naam en eventuele functie van de contactpersoon;
- Bedrijfsnaam en adresgegevens van uw organisatie;
- Contactgegevens, zoals telefoonnummer en e-mailadres;
- Gegevens met betrekking tot uw aanvraag, zoals type locatie, omvang van het pand, gewenste schoonmaakfrequentie en specifieke wensen;
- Eventuele aanvullende informatie die u vrijwillig verstrekt via het contactformulier of in correspondentie.
Wij verzamelen deze gegevens wanneer u een offerte aanvraagt, ons contactformulier invult, telefonisch of per e-mail contact met ons opneemt, of wanneer wij een serviceovereenkomst met u sluiten.
Gebruik van gegevens
Uw persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor duidelijke en vooraf bepaalde doeleinden die samenhangen met onze schoonmaakdiensten. Concreet gebruiken wij uw gegevens om:
- Contact met u op te nemen naar aanleiding van uw aanvraag of vraag;
- Offertes, prijsindicaties en schoonmaakvoorstellen op maat op te stellen;
- Onze dienstverlening te plannen, uit te voeren en te evalueren;
- Onze zakelijke administratie, facturatie en contractbeheer correct te voeren;
- U te informeren over relevante wijzigingen in onze diensten of voorwaarden.
Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van een overeenkomst, uw toestemming of een gerechtvaardigd belang, zoals het efficiënt organiseren van onze bedrijfsvoering.
Delen van gegevens
Persoonsgegevens worden nooit verkocht aan derden. Wij delen uw gegevens uitsluitend met zorgvuldig geselecteerde partners indien dit vereist is voor de uitvoering van onze diensten en alleen wanneer dit noodzakelijk en proportioneel is.
Voorbeelden hiervan zijn:
- IT- en hostingpartijen die onze website, e-mail en planningssystemen veilig laten functioneren;
- Administratieve dienstverleners, zoals boekhoud- of facturatiepartners;
- Eventuele gespecialiseerde schoonmaakpartners indien wij een deel van de werkzaamheden uitbesteden.
Met deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten waarin duidelijke afspraken zijn vastgelegd over vertrouwelijkheid, beveiliging en het doel van de gegevensverwerking. Gegevens worden daarnaast gedeeld met officiële instanties wanneer wij daar wettelijk toe verplicht zijn.
Beveiliging van gegevens
Sportclub Franekernland Cleaning treft passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens optimaal te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang.
Daarbij kunt u denken aan:
- Beveiligde verbindingen (TLS/SSL) voor ons website- en e-mailverkeer;
- Strikte autorisaties en toegangsbeperkingen tot systemen waarin persoonsgegevens worden verwerkt;
- Regelmatige updates en beveiligingspatches van onze systemen en software;
- Bewustwording bij medewerkers over zorgvuldig omgaan met klant- en contactgegevens.
Ondanks onze inspanningen kan geen enkele digitale uitwisseling volledig risicovrij zijn. Mocht u een vermoeden hebben van misbruik of een beveiligingsincident, dan verzoeken wij u dit direct aan ons te melden via de onderaan vermelde contactgegevens.
Bewaartermijn
Uw gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of zolang als wettelijk verplicht is. Dit betekent onder andere dat:
- Offerte- en contactaanvragen gedurende een redelijke periode worden bewaard om vervolgcommunicatie mogelijk te maken;
- Gegevens die onderdeel zijn van onze financiële administratie volgens de fiscale bewaarplicht langer worden bewaard;
- Niet-noodzakelijke gegevens periodiek worden verwijderd, geanonimiseerd of beperkt toegankelijk worden gemaakt.
Wanneer de bewaartermijn is verstreken of gegevens niet langer nodig zijn voor het oorspronkelijke doel, verwijderen of anonimiseren wij deze op een veilige manier.
Uw rechten
U heeft verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Zo kunt u:
- Inzage vragen in de persoonsgegevens die wij van u verwerken;
- Verzoeken om correctie of aanvulling van onjuiste of onvolledige gegevens;
- In bepaalde gevallen verzoeken om verwijdering van uw gegevens;
- Beperking van de verwerking vragen of bezwaar maken tegen een specifieke verwerking;
- Indien van toepassing, eerder gegeven toestemming intrekken.
Neem voor het uitoefenen van deze rechten contact met ons op via het contactformulier op onze website of via de onderaan genoemde contactgegevens. Wij beoordelen uw verzoek zorgvuldig en reageren binnen de wettelijk vastgestelde termijnen.
Mocht u het niet eens zijn met de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Informatie voor bedrijven
Specifiek voor zakelijke klanten worden privacy-afspraken geformaliseerd in onze serviceovereenkomsten. Hierin beschrijven wij onder andere:
- Welke (contact)gegevens wij verwerken in het kader van de samenwerking;
- Voor welke doeleinden deze gegevens worden gebruikt;
- Hoe wij vertrouwelijkheid, beveiliging en geheimhouding waarborgen;
- Eventuele rollen als verwerkingsverantwoordelijke of verwerker;
- Afgesproken bewaartermijnen en procedures bij beëindiging van de samenwerking.
Op verzoek lichten wij deze afspraken graag nader toe tijdens een intakegesprek of adviesgesprek over uw schoonmaakbehoefte.
Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring regelmatig te wijzigen of aan te vullen, bijvoorbeeld wanneer onze dienstverlening wijzigt of wanneer wet- en regelgeving daartoe aanleiding geeft.
De meest actuele versie is altijd te vinden op deze pagina. Wij raden u aan deze privacyverklaring periodiek te raadplegen, zodat u op de hoogte blijft van de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan.
Contactgegevens
Voor privacy-gerelateerde vragen, verzoeken of opmerkingen kunt u contact met ons opnemen via:
- E-mail: [email protected]
- Website: gebruik het contactformulier op de pagina Contact.
Wij streven ernaar uw vraag of verzoek zo snel en zorgvuldig mogelijk te behandelen.